NotarNow als Notarsoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit NotarNow

Wir haben die LegalNow Software GmbH über ihre Notariatssoftware NotarNow ausgefragt.

Die Antworten der LegalNow Software GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Notariatssoftware in 3 Sätzen.

NotarNow bietet Softwarelösungen an, die als Ergänzung zur bestehenden Notarsoftware dienen. Durch den Einsatz unserer Systeme können wiederkehrende und zeitaufwändige Tätigkeiten durch Automatisierungen und künstliche Intelligenz übernommen werden. Die betroffenen Bereiche und Aufgaben reichen von der Datenerfassung von Klientendaten und der automatischen Aktenanlage bis hin zur automatischen Auswertung von Grundbüchern und der GwG-Prüfung.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Wir arbeiten eng mit den Notarsoftwareanbietern zusammen, um gemeinsam passende Schnittstellen anzubieten und Insellösungen zu vermeiden. Unsere Produkte setzen genau dort an, wo die meiste Unterstützung benötigt wird.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Ein Mandantenportal, in dem Anfragen verwaltet werden können.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es handelt sich größtenteils um Webanwendungen. Lokale Installationsprogramme dienen in der Regel ausschließlich der Datenübertragung in die Notarsoftware.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Alle Funktionen sind mobil nutzbar und über jeden gängigen Browser erreichbar. Eine gesonderte App gibt es nicht.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Es können jederzeit unbegrenzt viele Nutzerinnen und Nutzer zeitgleich arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es gibt keine besonderen technischen Voraussetzungen. Alle Produkte lassen sich unabhängig von bestehender Software und Hardware nutzen.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch und werden durch NotarNow durchgeführt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Alle Produkte sind so ausgelegt, dass kein technisches Know-how vorausgesetzt wird und jeder Mitarbeiter und jeder Notar mit unseren Produkten arbeiten kann.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Alle Vorgaben der DSGVO sowie des Berufsrechts werden eingehalten und fortlaufend überprüft. Sämtliche Maßnahmen und Verpflichtungen sind in den Auftragsverarbeitungsverträgen geregelt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir verfügen über Schnittstellen bzw. Möglichkeiten der automatischen Datenübertragung zu jeder gängigen Kanzleisoftware. So können Akten einschließlich der Beteiligtendaten automatisch angelegt werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Notariats-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentenerstellung und -verwaltung?
    • Wie werden notarielle Urkunden und Dokumente erstellt?
    • Ist eine digitale Signatur oder Siegelung möglich?
    • Sicherer Dokumentenaustausch?
    • Lückenlose Dokumentation von Änderungen („wer hat wann was gemacht?“)
    • Revisionssichere Archivierung von Akten und Dokumenten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentenerstellung und -verwaltung anmerken?

k.A.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Vorgangs- & Aktenverwaltung?
    • Gibt es eine elektronische Aktenführung?
    • Wie werden Fristen und Wiedervorlagen verwaltet und überwacht?
    • Ist eine Volltextsuche in Akten & Dokumenten verfügbar?
    • Automatische Erstellung von Checklisten und To-do-Listen je Vorgang?
    • Standardisierte Workflows (z. B. Immobilienkauf, Testamentserrichtung)?
    • Sonstiges zu Vorgangs- & Aktenverwaltung?

k.A.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Register- & Schnittstellenkommunikation?
    • Anbindung an Handelsregister, Grundbuchamt, Testamentsregister etc.?
    • Schnittstellen zur Bundesnotarkammer / XNotar?
    • Integration in den elektronischen Rechtsverkehr (beN, eBO, ERV)?
    • Weiteres zum Thema Schnittstellen?

Unser Produkt KI:RSTEN verfügt über Anbindungen an das Handelsregister, BeN, XNP und das Grundbuchamt. Auf diese Weise können Daten sowohl abgerufen als auch übertragen werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mandantenverwaltung und -kommunikation & Kontaktverwaltung?
    • Wie werden Kontakte verwaltet?
    • Sind Kommunikationswege direkt in der Software integriert und/oder können dort dokumentiert werden (Telefonate, E-Mails, Schriftverkehr)?
    • Gibt es ein Mandantenportal? Wenn ja, mit welchen Funktionen?
    • Sonstiges zur Mandanten- und Kontaktverwaltung?

k.A.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion? Wenn ja, wie ist diese umgesetzt?
    • Online-Terminbuchung?
    • Videokonferenzen / Online-Termine?
    • Erinnerungen & Benachrichtigungen?
    • Weitere Funktionen zum Terminmanagement?

Es gibt einen Online-Terminbuchungsassistenten, mit dessen Hilfe Mitarbeitende Terminvorschläge an Klientinnen und Klienten senden können. Nach Auswahl des passenden Termins wird dieser direkt in Outlook eingetragen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Abrechnung?
    • Automatisierte Rechnungs-Erstellung aus bestehenden Vorgängen?
    • Wie funktioniert die Gebührenabrechnung nach GNotKG? (Berücksichtigung von Änderungen?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Punkte zur Rechnungsstellung & Abrechnung?

k.A.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Notariats-spezifischen Funktionen?
    • Beurkundungsvorgänge & Vollzugsüberwachung?
    • Anderkonten-Verwaltung & Treuhandabwicklung?
    • Updates bei neuen rechtlichen Anforderungen (z. B. Geldwäschegesetz, EU-Sanktionslisten, Datenschutzvorgaben)?
    • Weitere Notariats-spezifische Funktionen?

KI:RSTEN kann verschiedene Listen und Register zur GwG-Prüfung durchsuchen. Das Erstellen von Schreiben (z. B. zur Ermittlung oder zum Vollzug) kann mittels KI automatisiert erfolgen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Datenübergabe an den Steuerberater – z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

k.A.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preise richten sich je nach Produkt nach der Anzahl der Notare, dem Notariat oder in wenigen Fällen der Nutzung. Es bestehen keine Mindestvertragslaufzeiten; die Kündigungsfristen variieren zwischen monatlich und quartalsweise.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Unser Support ist telefonisch und per E-Mail erreichbar. Darüber hinaus ist jederzeit eine Fernwartung möglich. Leicht verständliche Erklärvideos unterstützen bereits beim ersten Kontakt mit unseren Produkten. Wir sind gut erreichbar und kümmern uns in der Regel innerhalb desselben Tages um eingehende Anliegen.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Alle Produkte lassen sich kostenlos und unverbindlich testen. Die Testdauer ist produktabhängig, beträgt jedoch für gewöhnlich 30 Tage. Der Einrichtungs- und Umstellungsaufwand ist minimal und wird größtenteils vom NotarNow-Team übernommen.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Es gibt regelmäßige Updates, die sicherstellen, dass unsere Systeme jederzeit zuverlässig funktionieren und Verbesserungen zeitnah eingearbeitet werden. Unsere Kundinnen und Kunden können mit Hilfe ihres Feedbacks die Weiterentwicklung unserer Produkte aktiv mitgestalten.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Wir haben mittlerweile über 1.000 Notare, die unsere Produkte nutzen. Seit Gründung gab es nur eine Handvoll Kündigungen. Besonders dankbar sind unsere Kunden für die praxisnahen Lösungen, die wir zu einem fairen Preis anbieten und deren Mehrwert sofort spürbar ist. Darüber hinaus werden wir für unseren sehr schnellen und persönlichen Support gelobt.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Wir sind nach Nutzerzahlen mittlerweile der zweitgrößte Anbieter im notariellen Softwaremarkt.

27. Schlussplädoyer: Für welche Notariate (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Wir entwickeln Produkte, die für Notariate jeder Größe geeignet sind – von Online-Formularen zur Erleichterung der Mandantenkommunikation bis hin zu KI-Assistenten zur Automatisierung von Routineaufgaben. Unsere Preisgestaltung folgt dem Ansatz, dass jede Kanzlei, die sich Entlastung rund um die bestehende Kanzleisoftware wünscht, diese zu einem angemessenen Preis erhalten kann.