notara als Notarsoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit notara

Wir haben die notara UG (haftungsbeschränkt) über ihre Notariatssoftware notara ausgefragt.

Die Antworten der notara UG (haftungsbeschränkt) sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Notariatssoftware in 3 Sätzen.

Notara ist die erste cloudbasierte Plattform für Notarbüros, die digitale Mandantenerfassung, Online-Terminvergabe, Vorgangsverwaltung und KI-gestützte Dokumentenerstellung in einer Lösung vereint. Das Herzstück ist der KI-Assistent „Tara“, der von der Handelsregister- und Transparenzregister-Recherche über Grundbuch-OCR bis hin zur automatisierten Urkundenerstellung direkt im Chat unterstützt. Notara integriert sich nahtlos in Microsoft Word und Outlook und ist komplett im Browser nutzbar, ohne lokale Installation.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

notara lässt sich ohne IT-Aufwand in bestehende Kanzleisoftware-Systeme integrieren (u.a. CVC Notre, RA-MICRO, NOAH, Advoware, Winmacs, Actaport, ArnoTop) und ist damit keine Insellösung, sondern eine echte Erweiterung des bestehenden Workflows. Die Datenblätter sind vollständig individualisierbar, nativ in die Kanzleiwebsite einbettbar und werden vom notara-Team vollständig eingerichtet. Darüber hinaus wird notara ausschließlich auf deutscher Infrastruktur betrieben und setzt auf eine eigene, abgeschirmte KI-Lösung – Mandantendaten verlassen zu keinem Zeitpunkt den deutschen Rechtsraum und sind damit nicht vom US Cloud Act betroffen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Derzeit ist keine Rechnungserstellung integriert. Da notara vollständig cloudbasiert betrieben wird, ist ein Offline-Betrieb nicht möglich.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es gibt keine Installationsvariante. Die gesamte Software läuft im Browser — keine lokale Installation, kein eigener Server nötig. Updates werden automatisch eingespielt, alle Nutzer arbeiten immer auf der aktuellen Version. Die Infrastruktur läuft auf deutschen Hetzner-Servern. Ergänzend stehen ein Microsoft Word Add-In sowie eine Outlook-App (verfügbar im Microsoft AppSource) zur Verfügung.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, notara ist vollständig responsive und auf Smartphone und Tablet nutzbar. Alle Kernfunktionen (Vorgangsverwaltung, KI-Chat, Mandantenübersicht, Kalender) sind mobil verfügbar. Eine gesonderte App gibt es nicht — der Zugang erfolgt über den mobilen Browser.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, unbegrenzt viele Nutzer können gleichzeitig arbeiten. Jedes Notariat hat eine eigene isolierte Datenbank (Database-per-Tenant-Architektur), sodass Datensicherheit und Performance auch bei hoher Auslastung gewährleistet sind. Ein Rollen- und Berechtigungssystem steuert, welche Mitarbeiter auf welche Funktionen zugreifen können.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein aktueller Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und eine Internetverbindung. Betriebssystem, Gerät und Plattform sind frei wählbar — Windows, macOS, Linux, iOS, Android. Für die Word- und Outlook-Add-Ins wird Microsoft 365 benötigt.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, als Cloud-Lösung ist eine Internetverbindung erforderlich. Alle Daten werden serverseitig verarbeitet und gespeichert.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden automatisch und kontinuierlich eingespielt (Continuous Deployment). Nutzer erhalten neue Funktionen und Verbesserungen ohne manuellen Aufwand — es gibt keine Wartungsfenster oder Installationsschritte. Typischerweise erfolgen mehrere Updates pro Woche.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Automatische, verschlüsselte Datenbank-Backups. Die Nutzer müssen sich um nichts kümmern — Backups laufen vollautomatisch im Hintergrund.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

notara wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Die eigene, abgeschirmte KI-Infrastruktur stellt sicher, dass Mandantendaten nicht an US-amerikanische Cloud-Dienste übertragen werden und damit nicht dem US Cloud Act unterliegen. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS). notara entspricht damit den Empfehlungen der Bundesnotarkammer aus dem Rundschreiben Nr. 1/2026 (Februar 2026): Als rein europäischer Anbieter mit Sitz und Datenverarbeitung in Deutschland (Hetzner) unterliegt notara ausschließlich der DSGVO.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

notara bietet Exportschnittstellen zu den gängigsten Notariatssoftware-Systemen: CVC Notre, RA-MICRO, NOAH, Advoware, Winmacs, Actaport und ArnoTop. Mandantendaten aus den Datenblättern werden strukturiert übergeben und müssen nicht manuell abgetippt werden. Daneben besteht eine native Integration in Microsoft Word (Add-In für Urkundenerstellung) und Microsoft Outlook.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Notariats-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentenerstellung und -verwaltung?
    • Wie werden notarielle Urkunden und Dokumente erstellt?
    • Ist eine digitale Signatur oder Siegelung möglich?
    • Sicherer Dokumentenaustausch?
    • Lückenlose Dokumentation von Änderungen („wer hat wann was gemacht?“)
    • Revisionssichere Archivierung von Akten und Dokumenten?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentenerstellung und -verwaltung anmerken?

notara unterstützt die Urkundenerstellung direkt im Microsoft Word Add-In über den KI-Assistenten Tara. Tara bietet 37 spezialisierte Werkzeuge: Handelsregister- und Transparenzregisterabfragen, Grundbuch-OCR (PDF-Grundbücher werden zuverlässig ausgelesen und im jeweiligen Textbaustein-Format ausgegeben), E-Mail-Entwürfe, Gesetzestextabruf mit Quellenangabe, Rechtsprechungssuche, Gesellschaftsstrukturanalyse, Web-Recherche sowie EU-Sanktionslistenprüfung. Tara kann zudem Datenblätter auslesen und fehlende Mandanteninformationen automatisch nachfordern. Änderungen im Word-Dokument werden als Track Changes dokumentiert. Ein sicherer Dokumentenaustausch mit Mandanten ist möglich.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Vorgangs- & Aktenverwaltung?
    • Gibt es eine elektronische Aktenführung?
    • Wie werden Fristen und Wiedervorlagen verwaltet und überwacht?
    • Ist eine Volltextsuche in Akten & Dokumenten verfügbar?
    • Automatische Erstellung von Checklisten und To-do-Listen je Vorgang?
    • Standardisierte Workflows (z. B. Immobilienkauf, Testamentserrichtung)?
    • Sonstiges zu Vorgangs- & Aktenverwaltung?

Vorgänge werden im zentralen Anfragenportal von notara verwaltet: Alle Anfragen sind im Überblick, Zuständigkeiten und Termine können direkt vergeben, Entwürfe generiert und geteilt sowie Daten exportiert werden. Vorgangstyp, Aktenzeichen, Status und Verantwortlichkeit sind je Vorgang hinterlegt. Über 37 vorgangsbezogene Datenblätter strukturieren den Workflow. Eine Volltextsuche über Akten und Vorgänge ist verfügbar.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Register- & Schnittstellenkommunikation?
    • Anbindung an Handelsregister, Grundbuchamt, Testamentsregister etc.?
    • Schnittstellen zur Bundesnotarkammer / XNotar?
    • Integration in den elektronischen Rechtsverkehr (beN, eBO, ERV)?
    • Weiteres zum Thema Schnittstellen?

Tara bietet direkte Abfragen beim Handelsregister (über OpenRegister API), Transparenzregister sowie OCR-Auswertung von Grundbuchauszügen. Eine XNotar-Anbindung und Integration in den elektronischen Rechtsverkehr (beN, eBO, ERV) sind nicht Bestandteil von notara — notara ist als Ergänzung zur bestehenden Kanzleisoftware konzipiert, die diese Schnittstellen typischerweise abdeckt.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mandantenverwaltung und -kommunikation & Kontaktverwaltung?
    • Wie werden Kontakte verwaltet?
    • Sind Kommunikationswege direkt in der Software integriert und/oder können dort dokumentiert werden (Telefonate, E-Mails, Schriftverkehr)?
    • Gibt es ein Mandantenportal? Wenn ja, mit welchen Funktionen?
    • Sonstiges zur Mandanten- und Kontaktverwaltung?

Kontakte und Mandanten werden zentral in notara verwaltet. Die Outlook-App (verfügbar im Microsoft Store) ermöglicht es, Datenblatt-Links direkt aus Outlook an Mandanten zu versenden — ohne die Anwendung zu wechseln. Das Mandantenportal ist ein Kernstück von notara: Über 37 individualisierbare Online-Datenblätter ermöglichen es Mandanten, ihre Daten strukturiert vorab einzugeben — nativ auf der Kanzleiwebsite eingebettet. Die ausgefüllten Daten landen automatisch im notara-Vorgang und stehen sofort für die weitere Bearbeitung bereit.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Terminmanagement?
    • Gibt es eine Kalenderfunktion? Wenn ja, wie ist diese umgesetzt?
    • Online-Terminbuchung?
    • Videokonferenzen / Online-Termine?
    • Erinnerungen & Benachrichtigungen?
    • Weitere Funktionen zum Terminmanagement?

notara bietet die erste Online Terminvergabelösung speziell für Notariate. Mandanten buchen eigenständig nach den Vorgaben des Notariats — ohne Einblick in den Kalender zu erhalten. Konfigurierbar sind Termintyp (z. B. Beurkundung), Termindauer, Mindestvorlaufzeit sowie Durchführungsform (Vor Ort, Telefon oder Videokonferenz via Microsoft Teams). Der Kalender ist jederzeit mit Outlook synchronisiert, Terminblocker entfallen. Mandanten erhalten automatische Terminbestätigungen und -erinnerungen. Die Buchungsstrecke ist von jedem Gerät erreichbar.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Abrechnung?
    • Automatisierte Rechnungs-Erstellung aus bestehenden Vorgängen?
    • Wie funktioniert die Gebührenabrechnung nach GNotKG? (Berücksichtigung von Änderungen?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Punkte zur Rechnungsstellung & Abrechnung?

Eine Gebührenberechnungsfunktion (GNotKG) oder automatisierte Rechnungserstellung ist in notara derzeit nicht integriert. Für die Abrechnung wird die bestehende Kanzleisoftware genutzt. Dies ist eine bewusste Fokussierung — notara konzentriert sich auf Mandantenkommunikation, Datenerfassung und Urkundenerstellung.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Notariats-spezifischen Funktionen?
    • Beurkundungsvorgänge & Vollzugsüberwachung?
    • Anderkonten-Verwaltung & Treuhandabwicklung?
    • Updates bei neuen rechtlichen Anforderungen (z. B. Geldwäschegesetz, EU-Sanktionslisten, Datenschutzvorgaben)?
    • Weitere Notariats-spezifische Funktionen?

Der KI-Assistent Tara prüft z.B. automatisch gegen die EU-Finanzsanktionsliste (FiSaLis) — eine zentrale Anforderung aus dem Geldwäschegesetz. Gesetzliche Anforderungen (DSGVO, GwG, Standesrecht) werden laufend berücksichtigt und bei Änderungen durch Updates eingespielt.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen (Datenübergabe an den Steuerberater – z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Das Rollen- und Berechtigungssystem ermöglicht eine differenzierte Mitarbeiterverwaltung: Zugriffsrechte können je Nutzer individuell konfiguriert werden. Ein Analyse-Dashboard bietet Auswertungen und Controlling-Funktionen auf Vorgangs- und Kanzleiebene.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

notara beginnt ab 149 € pro Monat. Die Preisgestaltung staffelt sich nach der Größe des Notarbüros — nicht nach der Anzahl der Nutzer. Zusatzmodule (z. B. Tara KI, Terminierung) können optional hinzugebucht werden.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support steht per Telefon, E-Mail, Chat und TeamViewer (Fernwartung) zur Verfügung — ausschließlich inhouse, kein externer Dienstleister. Zur Selbsthilfe stehen zahlreiche Erklärvideos und Hilferessourcen bereit.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Interessierte Notariate können notara mehrere Wochen lang kostenlos und unverbindlich testen — mit vollem Funktionsumfang, ohne Einschränkungen. Der Einstieg wird durch ein vollständiges Onboarding begleitet: Das notara-Team übernimmt Einrichtung, Implementierung in die Kanzleiwebsite und schult alle Mitarbeiter. Ein aktiver Wechselservice stellt sicher, dass das Tagesgeschäft während der Einführungsphase reibungslos weiterläuft.

Abschluss-Fragen:

24. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden schätzen vor allem die hohe Individualisierbarkeit von notara — insbesondere die Möglichkeit, Datenblätter vollständig auf die eigene Kanzlei zuzuschneiden. Wiederkehrend gelobt wird zudem, dass technisch fortschrittliche Funktionen (wie der KI-Assistent Tara) konsequent einfach und praxistauglich umgesetzt sind. Besonders positiv hervorgehoben wird außerdem, dass Mandanten die Software problemlos von zu Hause aus und ortsunabhängig nutzen können.

25. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

notara ist bereits bei hunderten Notaren deutschlandweit im Einsatz.

26. Schlussplädoyer: Für welche Notariate (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

notara eignet sich für Notariate jeder Größe — vom Einzelnotar auf dem Land bis zur mehrköpfigen Großkanzlei in der Stadt. Gerade für ländliche Notariate, die Mandanten aus einem weiteren Einzugsgebiet betreuen, ist die vollständig digitale und ortsunabhängige Arbeitsweise ein echtes Plus. Durch die hohe Individualisierbarkeit passt sich notara exakt an die Anforderungen der jeweiligen Kanzlei an — unabhängig von Größe, Schwerpunkt oder Teamstruktur. Wer seinen Arbeitsalltag effizienter gestalten, die Mandantenkommunikation modernisieren und dabei auf eine sichere, deutsche Infrastruktur setzen möchte, findet in notara den idealen Partner.