Das Wichtigste in Kürze:

• Funktionsumfang: Eine Notarsoftware unterstützt euch bei der Erstellung von Dokumenten, der Kommunikation mit Mandanten und der rechtssicheren Mandatsbearbeitung. Zusatzfunktionen wie Buchhaltung oder Controlling sind ebenfalls möglich.
• Vorteile: Durch die Software habt ihr weniger Verwaltungsaufwand, optimiert eure Workflows und präsentiert euch als moderne Kanzlei.
• Anbieter: Es gibt zahlreiche hochwertige Anbieter für Notarsoftware. Diese unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang und dem Betriebsmodell (Cloud vs. On-Premise).
• Auswahlkriterien: Achtet darauf, dass die Funktionen der Software euren alltäglichen Aufgaben gerecht werden. Entscheidet zudem, ob ihr mit einer cloudbasierten Software oder lieber mit einer lokalen Installation arbeitet. Nutzt eine Testversion, bevor ihr euch zum Kauf entscheidet.

Was ist eine Notarsoftware und welche Funktionen bietet sie?

Eine Notarsoftware ist ein Programm, das alle Aufgaben und Prozesse eines Notariats digital abbildet. Konkret bietet sie dafür folgende Funktionen:

• Automatisiertes Dokumentenmanagement
• Gesetzeskonforme Abwicklung von Verträgen & Beurkundungen
• Digitale Abrechnung
• Zentrale Mandantenkartei
• Automatische Textverarbeitung & -Eingabe
• Elektronische Aktenführung
• Direkte Kommunikation mit Mandanten

Einige Lösungen gehen über das grundlegende Aufgabenspektrum einer Kanzlei hinaus und bieten Zusatzfunktionen – beispielsweise für die Finanzbuchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Welche Vorteile bringt eine Notariats-Software?

Eine Notarsoftware optimiert und vereinfacht alle Prozesse in eurer Kanzlei. Diese Verbesserungen machen sich bereits am ersten Tag bemerkbar:

• Alle Dokumente im Überblick
• Rechtssichere Abwicklung aller Prozesse
• Papierlose Korrespondenz
• Zufriedenere Mandanten
• Weniger Aufwand für wiederkehrende Aufgaben
• Optimierte Workflows
• Stärkere Mitarbeiterbindung

Die Software speichert alle Dokumente übersichtlich an einem Ort – papiergebundene Schriftstücke scannt ihr mühelos und verwaltet diese ebenfalls digital. Kein langes Suchen in Aktenordnern mehr, keine Unsicherheiten über den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Auch die Korrespondenz läuft weitgehend papierlos ab – denn dank digitaler Unterschriften lassen sich auch Verträge, Vollmachten und andereempfindliche Dokumente sicher und einfach mit der Software handhaben.

Durch integrierte Prüfmechanismen und automatische Updates zu gesetzlichen Vorgaben entspricht eure Arbeit stets aktuellen rechtlichen Anforderungen. Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen, gehören der Vergangenheit an – so steigert ihr die Qualität eurer Arbeit und stärkt das Vertrauen eurer Mandanten.

Durch die Automatisierung wiederkehrender, monotoner Aufgaben bleibt euren Mitarbeitern mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten. Diese Entlastung steigert die Arbeitszufriedenheit und motiviert euer Team, weil sie sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Eine Notarsoftware ist also nicht nur ein einfaches digitales Werkzeug – sie ist die wichtigste Investition in die Zukunft eurer Kanzlei.

Notarsoftware Vergleich – Alle Anbieter im Test

Derzeit gibt es 14 hochwertige Notarsoftware-Lösungen auf dem Markt. Es lohnt sich also, die einzelnen Lösungen zu vergleichen, um die beste Software für eure individuellen Bedürfnisse zu finden.

Nachfolgend geben wir euch eine Übersicht zu jeder Notarsoftware und zeigen euch, welche Stärken und Schwächen sie mitbringen.

AnNoText

• Hersteller: Wolters Kluwer N.V.
• Hauptmerkmale: Dokumentenmanagement, Finanzmanagement, Mandats- & Aktenverwaltung, Kommunikation mit Mandanten
• Rechtssicherheit: Automatische EU-Sanktionslistenprüfung, eNoVA-Import
• Schnittstellen: DATEV, SAP, beA integriert
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Hybrid-Lösung verfügbar
• Modular buchbar: Auf Anfrage

AnNoText ist eine Allround-Software für Anwaltsnotare und Notare. Für die interne Verwaltung und Steuerung bietet die Software unter anderem Tools für Dokumentenmanagement, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Der zweite große Bereich von AnNoText ist die Mandantenverwaltung. Dafür gibt es eine Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) sowie ein umfangreiches Mandantenportal. Die Software unterstützt auch bei der Akquise – und zwar mit anpassbaren Anfrageformularen, die ihr ganz einfach auf eurer eigenen Website einbettet.

Außerdem gleicht AnNoText relevante Dokumente automatisch mit EU-Sanktionslisten ab und gibt Urkunden an das elektronische Urkundenverzeichnis (eNoVA) weiter. Damit sind Notare mit AnNoText auch rechtlich auf der sicheren Seite.

NOAH

• Hersteller: Westernacher Solutions GmbH
• Hauptmerkmale: Dokumentenmanagement, Kundenkartei, automatische Urkundenerstellung, regelbasierte Workflow-Automatisierung, Analyse- & Controlling, Kommunikationstools
• Rechtssicherheit: Gesetzes- und standesrechtliche Updates, XNotar- und beN-Integration
• Schnittstellen: Elektronischer Rechtsverkehr (ERV), XNotar, Handels- und Grundbuchregister, elektronisches Urkundenarchiv (UVZ, VVZ, USL), elektronisches Notarpostfach (beN), Outlook, MS-Word
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

NOAH ist eine cloudbasierte Notarsoftware. Sie vereint Textverarbeitung, Kundenverwaltung, Dokumentenmanagement und Archiv in einer intuitiven Oberfläche. Mit Tools für Controlling, Workflow-Automatisierung und digitale Kommunikation geht die Software deutlich über die Standard-Aufgaben einer Kanzlei hinaus.

NOAH bietet euch eine Vielzahl an Schnittstellen. Dazu gehören die vollständige Integration in den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) sowie Anbindungen an XNotar, das elektronische Urkundenarchiv und das besondere elektronische Notarpostfach (beN).

Leider sind die zahlreichen Funktionen von NOAH nicht als einzelne Module buchbar. Die Software ist nur im Gesamtpaket erhältlich.

NoRA Advanced

• Hersteller: NoRA GmbH
• Hauptmerkmale: Elektronische Aktenführung (eFolder), automatischer Vollzug für Urkunden, umfangreiches Dokumentenmanagement, FiBu, Textbausteinverwaltung (DynDok)
• Rechtssicherheit GNotKG-Konform, elektronischer Rechtsverkehr integriert
• Schnittstellen: XNotar, beA, Outlook, WebAkte, Drebis
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Beides möglich
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 31 €/Monat

NoRA Advanced unterstützt Notariate bei der elektronischen Aktenführung, dem automatischen Vollzug und effizientem Dokumentenmanagement. Dank einer dynamischen Textbausteinverwaltung lassen sich Dokumente schnell und fehlerfrei erstellen.

Für den reibungslosen elektronischen Rechtsverkehr sind Schnittstellen wie XNotar und beA vorhanden. Darüber hinaus ermöglicht die Software auch eine vollständige Finanzbuchhaltung sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Das Paket NORA Advanced Notar gibt es ausschließlich als All-In-One-Lösung. Die Software ist also nur begrenzt anpassbar. Es gibt lediglich ein Erweiterungsmodul für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, was für reine Notare aber weniger interessant ist.

TriNotar

• Hersteller: Wolters Kluwer N.V.
• Hauptmerkmale: Unterstützung für E-Akte & E-Rechnung, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement mit KI-Suche, automatische Aktenzuordnung, Aufgabenmanagement mit Nachverfolgungs- und Delegationsoptionen, FiBu
• Schnittstellen: XNotar, Outlook, Microsoft Word, DATEV, TAPI, OCR-gestützte Scannerintegration
• Rechtssicherheit: GoBD-konforme Archivierung, Updates zu Rechtsänderungen, EU-Sanktionslistenprüfung
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

TriNotar ist eine weitere Notarsoftware aus dem Hause Wolters Kluwer N.V. Die Lösung schafft einen vollständigen digitalen Workflow, von der elektronischen Aktenführung bis zur effizienten Bearbeitung von E-Rechnungen.

Ein KI-Assistent unterstützt Juristen beim Wissensmanagement, indem er aus verschiedenen Datenbanken selbstständig relevante Informationen für ein Mandat ermittelt. Automatische Aktenzuordnungen und umfassende Dokumentenmanagement-Tools sparen Zeit und sorgen für eine klare Struktur im Arbeitsalltag.

Eine Mobile App für TriNotar gibt es nicht. Als vollständige Web-Anwendung ist die Software aber auch über den mobilen Browser zugänglich.

DATEV Anwalt Digitales Notariat

• Hersteller: DATEV eG
• Hauptmerkmale: Digitale Aktenführung, Dokumentenmanagement, Kollisionsprüfung, Registervorgänge, elektronische Kostenrechnung, Vorlagen-Management, Assistent für Vorgangssteuerung
• Schnittstellen: XNotar, DATEV Rechnungswesen, Testamentsregister, UVZ, Microsoft Word
• Rechtssicherheit: GoBD-konform, regelmäßige Updates, Unterstützung elektronischer Archivstandards
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

DATEV ist der Gold-Standard in der deutschen Rechtsbranche. Mit Anwalt Digitales Notariat bietet DATEV Funktionen für die digitale Aktenführung, ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement und eine aktenübergreifende Suche. Eine Kollisionsprüfung, elektronische Kostenrechnungen sowie die nahtlose Integration in XNotar und andere Registerdienste sparen Zeit und ermöglichen fehlerfreie Arbeitsprozesse.

Darüber hinaus gibt es einen digitalen Assistenten für Vorgänge im Immobilien- und Erbrecht. Außerdem erleichtern Vorlagen und Checklisten den Workflow, besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie Veräußerungsanzeigen oder Urkundenvorbereitungen.

Die große Stärke dieser Software-Lösung ist die nahtlose Integration in die bestehende DATEV-Umgebung. Dies ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung und reduziert doppelte Eingaben.

Ein Nachteil ist die schiere Masse an Funktionen und die damit verbundene Einarbeitungszeit. Wer die Software in vollem Umfang nutzen will, muss sich zunächst hunderte Einträge in der Hilfsdatenbank durchlesen.

RA-MICRO Kanzleisoftware

• Hersteller: RA-MICRO Software AG
• Hauptmerkmale: Urkundenrolle & Kostenregister, elektronische Registeranmeldungen, automatisierter Vollzug, Formulare & Vorlagen, Dokumentenmanagement
• Schnittstellen: Elektronisches Notarpostfach, XNP-UVZ, XNP-VVZ, Grundbuch, Handelsregister
• Rechtssicherheit: Bundesnotarkammer-konforme Datenformate, sichere elektronische Kommunikation
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

Die RA-MICRO-Kanzleisoftware ist eine umfassende Lösung für Kanzleien jeder Art. Sie enthält das separate Modul Notariat, das speziell für die Anforderungen moderner Notariate entwickelt wurde.

Dieses unterstützt unter anderem die Führung der Urkundenrolle, des Kostenregisters sowie der Massen- und Verwahrungsbücher. Mit einer Vielzahl an Vorlagen und Formularen, darunter Veräußerungsanzeigen und Handelsregisteranmeldungen, bietet die Software praktische Hilfen für den Arbeitsalltag.

Ein Nachteil ist, dass das Notariatsmodul nicht gesondert erhältlich, sondern vom Hauptprogramm RA-MICRO abhängig ist. Notare sind deswegen gezwungen, das komplette Paket zu kaufen und unter Umständen für Funktionen zu bezahlen, die sie nicht unbedingt benötigen.

Advoware

• Hersteller: STP Informationstechnologie GmbH
• Hauptmerkmale: Aktenmanagement, Terminplanung, Fristenüberwachung, Dokumentenmanagement mit Textvorlagen, Prozessautomatisierung & Abrechnung nach RVG, Grundbuch- & Registereinsicht, Mandantenportal für Dokumentenzugriff, Gebühren- & Immobilienkostenrechner
• Schnittstellen: DATEV, REST API, beA-Schnittstelle für sicheren Rechtsverkehr, Dictate+, OCR-basierte Scan- und Match-Funktion
• Rechtssicherheit: Unterstützung elektronischer Urkundenverzeichnisse
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Beides möglich
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 99 € – 169 €/Monat

Advoware richtet sich speziell an kleine und mittelgroße Notariate. Die Software punktet mit einem durchdachten Funktionsmix. Dazu gehören unter anderem das Aktenmanagement, Terminplanung und automatisierter Fristenüberwachung erleichtert sie den Alltag spürbar.

Sehr innovativ ist außerdem der KI-Assistent Legal Twin – dieser erstellt Fallanalysen und Zusammenfassungen auf Knopfdruck. Die Software ist in drei unterschiedlichen Paketen erhältlich:

• Standard (99 €/Monat): Aktenmanagement & Adressverwaltung, Termin-& Aufgabenplanung, Dokumentenerstellung, Abrechnung & Mahnwesen
• Professional (119 €/Monat): Alle Standardfunktionen, Mobile App, Diktierfunktion, Buchhaltung mit DATEV-Export, Digitale Mandatsannahme (diMa), Toolbox mit Scan & Match
• Premium (169 €/Monat): Alle Professional-Funktionen, Mandantenportal, Notariats-Modul, Dictate+ Interface, Erweiterte Inkasso-Optionen

Mit dieser Auswahl ist für jede Kanzleigröße das richtige Paket dabei. Upgrades sind selbstverständlich zu jedem Zeitpunkt möglich.

Leider bietet Advoware kaum Funktionen für Auswertungen oder betriebliche Statistiken. Für das Controlling empfiehlt sich daher eine separate Lösung.

CVC Notre

• Hersteller: CVC IT Solutions GmbH
• Hauptmerkmale: Geldwäscheprüfung, voll digitale Akten, automatische Scan-Importe, Gebührenabrechnung, elektronische Nebenakte nach NotAktVV
• Schnittstellen: DATEV, XNP, Outlook, Desko-Penta-Ausweisscanner
• Rechtssicherheit: Geldwäscheprüfung, Sanktionslistenabgleich, NotAktVV-konforme Nebenakte
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

CVC NOTRE ist eine umfassende Lösung für Notariate, die seit 2004 im Einsatz ist. Sie wurde in Zusammenarbeit mit Hamburger Großnotariaten entwickelt und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für die effiziente Verwaltung von Akten, Urkunden und Dokumenten, einschließlich einer voll elektronischen Nebenakte gemäß NotAktVV.

Besonders praktisch ist die automatische Integration von gescannten Dokumenten sowie die Verknüpfung von Kontakten, Akten und Terminen. Zudem können E-Mails direkt aus der Akte geschrieben und archiviert werden, was den Workflow spürbar beschleunigt.

Etwas schwach ist CVC Notre beim mobilen Arbeiten. Denn die Software bietet keine eigene App und als Desktop-Installation ist sie auch nicht im mobilen Browser zugänglich.

DiNo

• Hersteller: LeXtorByte UG
• Hauptmerkmale: Aktenverwaltung, Mandantenportal, Datenerfassung aus analogen Schriftstücken, Status-Updates für Vorgänge, Editor für Rechtsgeschäfte und Dialogtexte
• Schnittstellen: Handelsregister, Geodatenbank, Grundbuch, Vereinsregister, eigene Software
• Rechtssicherheit: DSGVO-konform, sichere Datenübermittlung, Export für XJustiz
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

DiNo vereinfacht notarielle Vorgänge mit einem Mandantenportal. Über dieses geben Mandanten ihre Daten eigenständig und strukturiert ein – von Firmengründungen bis zu Erbscheinsanträgen. Damit trägt die Software maßgeblich zum Vertrauensverhältnis zwischen Notar und Mandant bei.

Ein weiterer Vorteil von DiNo sind die zahlreichen Integrationen für externe Systeme, darunter die Exportfunktion für digitale Nebenakten im XJustiz-Format.

Lediglich eine Schnittstelle für DATEV oder vergleichbare Buchhaltungslösung ist nicht vorhanden. Nutzer von DiNo sind für buchhalterische Aufgaben somit auf externe Lösungen angewiesen.

ProNotar

• Hersteller: Andreas Krauß Hard- und Softwareservice GmbH
• Hauptmerkmale: Mustervorlagen, Textbausteine, automatische Urkundenerstellung, Aktenübersicht, Ausweisscanner-Integration
• Schnittstellen: Bundesnotarkammer, Word, Outlook, Telefonanlagen, DATEV, Grundbuch, Handelsregister
• Rechtssicherheit: DSGVO, Geldwäscheprüfung, aktuelle Updates
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Ab 168 €/Monat

Mit über 30 Jahren am Markt ist ProNotar eine der dienstältesten Softwarelösungen für Notariate. Sie unterstützt unter anderem die Urkundenerstellung, Aktenverwaltung sowie die Integration moderner Ausweisscanner zur Geldwäscheprüfung.

Dank intelligenter Textbausteine und über 1.500 Mustervorlagen spart ProNotar eine Menge Zeit bei der Dokumentenerstellung. Schnittstellen zu Word, Outlook, DATEV und der Bundesnotarkammer garantieren eine nahtlose Integration mit Fremdsystemen.

Im Vergleich zu anderen Lösungen verfügt ProNotar aber über relativ wenige branchenspezifische Anbindungen. Immerhin gibt es aber eine Schnittstelle zur Bundesnotarkammer.

NotarNow

• Hersteller: LegalNow Software GmbH
• Hauptmerkmale: Interaktive Online-Formulare, KI-basierte Grundbuchanalyse, Grundbuchanalysen, automatische Datenerfassung
• Schnittstellen: XML-Export, Word, Anbindung an Notarsoftware
• Rechtssicherheit: berufsrechtliche Vorgaben der Bundesnotarkammer
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 99 € – 249 €/Monat

NotarNow vereinfacht die Erstellung und Analyse von Grundbüchern mit einem KI-Assistenten. Dieser liest Grundbuchdaten automatisch aus und erfasst sowohl Änderungen als auch Löschungen. Die Daten können dann direkt in die Notarsoftware importiert oder für Dokumententwürfe genutzt werden.

Außerdem bietet die Software interaktive Online-Formulare, die Mandanten selbstständig ausfüllen können. Das Programm ist in drei unterschiedlichen Paketen erhältlich. Diese unterscheiden sich aber nur in der Anzahl unterstützter Grundbuchauszüge pro Monat.

Achtung: NotarNow ist keine vollumfängliche Notarsoftware. Es lassen sich damit nur Grundbuchauszüge und Online-Formulare bearbeiten. Allerdings gibt es eine Schnittstelle zur Anbindung externer Notariatssoftware.

XNotar

• Hersteller: NotarNet GmbH
• Hauptmerkmale: Register- und Grundbuchvorgänge, Geldwäschebekämpfung, Präsenzbeglaubigung, eSignaturen, automatisierte Mitteilungen an Gutachterausschüsse, automatische Datenvalidierung
• Schnittstellen: beN, Transparenzregister, XNP
• Rechtssicherheit: Vollständig GwG- und beN-konform
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Nein
• Preis: 139 €/Monat

Der Fokus von XNotar liegt in der Bearbeitung von Register- und Grundbuchvorgängen sowie der Präsenzbeglaubigung elektronischer Signaturen. Ein großer Vorteil sind die automatischen Prüfungsmechanismen für die Gültigkeit und Vollständigkeit von Dokumenten.

Personendaten lassen sich per Mausklick aus dem Urkundenverzeichnis importieren, was die Mandatsbearbeitung spürbar erleichtert. Abgerundet wird das Angebot durch die nahtlose Integration mit dem besonderen elektronischen Notarpostfach (beN).

Die jeweiligen Funktionen sind allerdings nicht einzeln buchbar, sondern nur im Gesamtpaket erhältlich.

ArnoTop

• Hersteller: Ralf Schirm GmbH
• Hauptmerkmale: Urkunden- & Aktenverwaltung, FiBu, Volltextsuche & Archivierung, automatische Fristen- & Terminüberwachung, elektronisches Urkundenarchiv
• Schnittstellen: Microsoft Word, Telefonanlagenintegration, Dateiimport für gescannte Dokumente
• Rechtssicherheit: /
• Mobile App: Nein
• Cloud: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

ArnoTop deckt von der Urkundenverwaltung über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Registerführung alle wesentlichen Bereiche der Notariatsführung ab. Mit der elektronischen Nebenakte und der Volltextsuche bietet ArnoTop moderne Tools für eine effiziente Arbeitsweise.

Außerdem gibt es Integrationen für gängige Büroanwendungen wie Microsoft Word. Auch gescannte Dokumente lassen sich schnell und einfach importieren und vollständig digitalisieren.

In einigen Punkten ist ArnoTop aber nicht ganz auf dem neuesten Stand. Insbesondere der Mangel an branchenspezifischen Schnittstellen (z.B. Bundesnotarkammer oder EU-Sanktionslisten) können den Arbeitsfluss in zunehmend digitalisierten Umgebungen einschränken.

LegalProd

• Hersteller: LegalProd
• Hauptmerkmale: CRM, Dokumentenmanagement, Zeitmanagement, Rechnungsstellung, KPI-Analyse, Messaging, Videokonferenzen, Kundenbereiche, anpassbare Workflows & Dashboards
• Schnittstellen: DocuSign, Zeiterfassung, Rechnungsmodul, Integration mit gängigen Office-Anwendungen
• Rechtssicherheit: DSGVO-konform, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Blockchain-verschlüsselte Daten
• Mobile App: Nein
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 149 € – 599 €/Monat

LegalProd wurde vom gleichnamigen französischen Softwareanbieter entwickelt, ist aber auch in Deutschland erhältlich. Die Software vereint die Mandatsbearbeitung, Dokumentenverwaltung und Zeitmanagement in einer Plattform. Mit Funktionen wie automatisierter Zeiterfassung, Rechnungsstellung und KI-gestützten Analysen sparen Notare nicht nur Zeit, sondern behalten auch den Überblick über alle Mandanten.

Ein weiteres Highlight ist das Mandantenportal. Dort können Mandanten selbstständig ihre Fälle, Rechnungen und Nachrichten einsehen. Darüber hinaus bietet die Plattform ein integriertes Messaging-Tool und Videokonferenzen.

EasyWeek

• Hersteller: Awescode GmbH
• Hauptmerkmale: Terminplanung, Dokumentenmanagement, Online-Zahlungen, Personalverwaltung, mehrsprachige Unterstützung, detaillierte Analysen
• Schnittstellen: GA4, Buchungs-Widget für eigene Website
• Rechtssicherheit: /
• Mobile App: Ja
• Cloud: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 0 € – 16,63 €/Monat

EasyWeek hilft Notariaten dabei, Termine und Arbeitsabläufe effizient zu organisieren. Sie bietet Funktionen wie Online-Buchungen, Erinnerungen und einfache Dokumentenuploads. Tools wie Google Kalender, Zoom oder Microsoft Teams sind integriert und erlauben eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mandanten und Mitarbeitern.

Dank einer eigenen mobilen App ist der Zugriff jederzeit und überall möglich. Easyweek ist zu vier verschiedenen Tarifen erhältlich:

• Basic (kostenlos): 30 Buchungen pro Monat, E-Mail-Erinnerungen & Kunden-App. Perfekt für Kanzleien in der Neugründung.
• Professional (ab 8,33 €/Monat): unbegrenzte Buchungen, Kassensystem, Online-Zahlungen und Grundanalysen.
• Unlimited (ab 16,63 €/Monat): erweiterte Analysen, API-Integration, Rollenmanagement und lokalisierter Nutzung in 5 Sprachen
• Exclusive (Preis auf Anfrage): VIP-Support, Branding-Optionen und lokalisierter Nutzung in 24 Sprachen.

EasyWeek liefert insgesamt eine vortreffliche Lösung für das digitale Terminmanagement und die Kundenkommunikation. Das Programm ersetzt jedoch keine vollständige Notarsoftware.

7 Auswahlkriterien für die beste Notarsoftware

Wir haben euch 14 hochwertige Softwarelösungen für Notare vorgestellt. Wie entscheidet ihr nun, welche Lösung die beste für eure Kanzlei ist, ohne euch stundenlang mit den Einzelheiten jeder Software zu beschäftigen?

Indem ihr euch die entscheidenden Auswahlkriterien vor Augen führt.

Funktionsumfang

Die eigentlichen Funktionen haben oberste Priorität bei der Auswahl. Schließlich soll die Software euch bei allen Aufgaben im Notariat unterstützen. Überlegt euch daher, welche Tätigkeiten ihr mit der Software digitalisieren wollt.

Allgemein sollte euch eine vollumfängliche Notarsoftware mindestens beim Dokumentenmanagement, dem Rechtsverkehr und der Aktenführung helfen. Ob und welche Zusatzfunktionen (z.B. Controlling, spezifische Rechtsgebiete, Buchhaltung) ihr braucht, müsst ihr selbst bestimmen und bei der Auswahl entsprechend berücksichtigen.

Modularer Aufbau vs. All-In-One-Lösung

Einige Softwareanbieter setzen auf einen modularen Aufbau. Das bedeutet, dass ihr euch die Elemente der Software heraussucht, die ihr wirklich braucht und auch nur für diese bezahlt.

Andere Hersteller wiederum bieten ihre Software nur im Gesamtpaket an. Hierbei ist oft ein umfassenderer Funktionsumfang enthalten. Möglicherweise zahlt ihr dann aber für Funktionen, die ihr gar nicht benötigt.

Überlegt daher, ob euch Flexibilität und Kostenkontrolle wichtiger sind oder ob ihr lieber eine All-In-One-Lösung bevorzugt, die von Anfang an alles bietet, was ihr euch vorstellen könnt.

Benutzerfreundlichkeit

Umfassende Funktionen alleine reichen nicht aus, um eure Kanzlei effizient zu digitalisieren – sie müssen auch leicht zu bedienen sein, damit ihr bei der Umsetzung Zeit und Kosten spart.

Die Benutzeroberfläche sollte übersichtlich und intuitiv sein, sodass ihr mit wenigen Klicks zu allen wichtigen Funktionen navigieren könnt. Grundlegende Aufgaben (Verträge erstellen, Akten anlegen, etc.) sollten keinesfalls mehr als ein paar Minuten in Anspruch nehmen.

Wie nutzerfreundlich eine Notarsoftware wirklich ist, wisst ihr im Voraus nicht.

Deswegen gewähren die meisten Softwareanbieter Testversionen. So nutzt ihr die kostenlose Vollversion der Software für einen gewissen Zeitraum – in der Regel zwischen 7 und 30 Tagen. Dabei lernt ihr die Funktionen im Detail kennen und entwickelt ein Gefühl dafür, wie gut ihr und euer Team damit zurechtkommt.

Nutzt dieses Angebot. Nur so wisst ihr im Voraus genau, wofür ihr bezahlt.

Erfahrung anderer Nutzer

Andere Notare nutzen ebenfalls Software und haben in der Regel ähnliche Anforderungen wie ihr selbst. Erkundigt euch, welche Erfahrungen sie mit einem bestimmten Programm gesammelt haben – denn das ist ein wertvoller Indikator, wie zufrieden ihr selbst damit sein werdet.

Echte Nutzerberichte und Bewertungen findet ihr direkt hier auf notariatssoftware.com.

Ihr arbeitet bereits mit einer Notariats Software?

Dann nutzt gerne die Bewertungsfunktion und teilt uns eure Erfahrungen mit!

Außerdem laden wir euch zu einem ausführlichen Nutzerinterview ein, bei dem ihr im Detail beschreibt, wie eure tägliche Arbeit mit der Notarsoftware aussieht. Für eure Zeit und Mühen gibt es von uns auch ein kleines Dankeschön. Schreibt uns bei Interesse einfach eine kurze Mail an [email protected]!

Schnittstellen & Rechtssicherheit

Die rechtskonforme Kommunikation mit Mandanten und Institutionen wie der Bundesnotarkammer muss mit der Software möglich sein. Dafür braucht es entsprechende Schnittstellen wie beA oder XNP. Je mehr relevante Anbindungen eine Notarsoftware unterstützt, desto weniger müsst ihr manuell nacharbeiten.

Ebenso wichtig ist die automatische Überprüfung der Rechtsmäßigkeit eurer Prozesse. Dies können Maßnahmen zur Geldwäschebekämpfung, eine Sanktionslistenprüfung oder automatische Plausibilitätsprüfungen für Eingaben sein. Diese Funktionen helfen euch nicht nur dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sondern erkennen und korrigieren auch potenzielle Fehler frühzeitig.

Datenschutz

Als Notare wisst ihr, wie wichtig der korrekte Umgang mit den Daten eurer Mandanten ist. Die Software muss daher zwingend den datenschutzrechtlichen Verhaltensregeln für Notare entsprechen.

Diese Anforderungen gehen über die DSGVO und eine sichere Serverinfrastruktur hinaus. Fragt im Zweifel beim Anbieter nach mit welchen Maßnahmen er die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sicherstellt.

Cloudsoftware vs. lokale Installation

Immer mehr Softwareanbieter steigen auf ein cloudbasiertes Modell um. Die Vorteile dafür liegen auf der Hand:

• Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig: Der Anbieter stellt euch sein komplettes Servernetzwerk zur Verfügung. Damit entfallen Kosten und Aufwand für die eigene IT.
• Flexibilität: Die Software ist von überall aus nutzbar – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Ihr braucht lediglich einen Internetzugang.
• Automatische Updates & Backups: Gesetzliche Änderungen oder neue Funktionen werden automatisch eingespielt, ohne dass ihr euch um Installationen oder Wartung kümmern müsst. Auch Backups lassen sich automatisch einrichten und werden in die Cloud gespielt.

Allerdings gibt es auch einen entscheidenden Nachteil.

Denn: Ihr seid vollständig von der IT des Anbieters abhängig. Das gilt auch für die Sicherheit eurer Daten.

Bei einer lokalen Installation habt ihr diese Risiken nicht. Ihr seid selbst für die Sicherheit eurer IT verantwortlich – müsst aber auch die damit verbundenen Kosten tragen.

Kundenservice

Auch bei der besten Software können Probleme auftreten. Das ist an sich kein schlechtes Zeichen – solange der Anbieter euch einen kompetenten und reaktionsschnellen Support an die Seite stellt. Dieser muss selbstverständlich zu den üblichen Geschäftszeiten per Email und Telefon erreichbar sein.

Wichtig ist, dass ihr einen persönlichen Ansprechpartner bekommt, der sich mit eurem Anliegen auseinandersetzt, anstatt euch mit KI-generierten Antworten abzuspeisen.

Kosten

Habt ihr alle Softwarelösungen gefunden, die die genannten Anforderungen erfüllen, zieht ihr den Preis als finales Kriterium zu Rate.

Die Faustregel lautet hierbei: Wählt nicht die günstigste Lösung, sondern die mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Denn: Ein günstige Software ist wenig wert, wenn ihr damit im Alltag nicht effizient arbeiten könnt. Teurere Lösungen können sich langfristig auszahlen, wenn sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und eure Abläufe reibungslos gestalten.

Fazit

Mit der richtigen Notarsoftware müsst ihr keine Angst vor der Digitalisierung eurer Kanzlei haben. Denn ihr arbeitet damit schneller, sauberer und vor allem rechtssicher.

Nicht nur ihr zieht daraus einen Vorteil. Eure Mandanten werden die reibungslose Kommunikation und die kurzen Bearbeitungszeiten angenehmen auffallen.

Das stärkt das Vertrauen in eure Kanzlei und verschafft euch einen Wettbewerbsvorteil.

Bei 14 hochwertigen Lösungen ist die perfekte Notarsoftware für eure Kanzlei mit Sicherheit dabei. Haltet euch einfach an die entscheidenden Auswahlkriterien und nutzt eine Testversion, um die richtige Software zu finden.